Vlastnosti FlexiBee

FlexiBee je moderní ekonomický systém určený pro malé a střední firmy či firmy vedoucí účetnictví a pro drobné podnikatele vedoucí daňovou evidenci. Jedná se o plně lokalizovatelný produkt s podporou vzdáleného přístupu. Funkčností pokrývá podvojné účetnictví, homebanking, skladové hospodářství, evidenci majetku a leasingu, mzdy, pohledávky/závazky a má řadu dalších modulů. Program poskytuje intuitivní uživatelské rozhraní s podporou evropské legislativy. FlexiBee je dostupný pro operační systémy Windows, Linux a Mac OS X.

Modul	Popis
Více účtovaných firem	Možnost zpracovávat účetnictví pro více firem najednou.
Daňová evidence	Ve všech variantách systému WinStrom je možné vést daňovou evidenci.
Podvojné účetnictví	Podvojné účetnictví s možností vytvářet specializované formy standardních účetních sestav (např. německá rozvaha atd.)
Fakturace	Snadná fakturace s provázaním se skladovým modulem a ceníkem s podporou čteček čárového kódu.
e-Faktura ISDOC	Podpora e-Faktury ISDOC pro import a export mezi partnery. Lze také posílat PDF faktury včetně elektronického podpisu.
Importy a exporty XML	Možnost importu a exportu XML dokumentů.
Banka	Evidence bankovních operací s možností načítat elektronické výpisy. Generování zálohových daňových dokladů na pokyn uživatele.
Elektronické bankovnictví	Elektronické bankovnictví umožňuje snadné propojení s mnoha bankami (homebanking).
Pokladna	Zpracování libovolného počtu pokladen.
Cizí měny a Euro	Podpora cizích měn (včetně EUR), podpora duální měny, kurzové listky, automatické stahování kurzů, ...
Adresář	Adresy firem obsahují kontakty, události a bankovní spojení dodavatelů.
Ceník	Možnost evidovat ceník zboží a služeb s možností provázání se skladem.
Čtečky čárového kódu	Podpora čteček čárového kódu pro práci se skladem a rychlý prodej.
Síťový přístup	Možnost síťového přístupu v lokální síti.
Více jazyků	Podpora několika jazyků umožňuje vést tuzemský i zahraniční ceník, tisknout cizojazyčné faktury a komunikovat s aplikací v různých jazycích.
Windows, Linux a Mac OS X	Široká podpora serverových i klientských operačních systémů.
Sklad (metoda průměrných cen)	Evidence skladů a zboží na skladě (A+B) s podporou průměrných skladových cen.
Vzdálený přístup	Vzdálený přístup umožňuje komunikovat bezpečně s ekonomickým systémem odkudkoliv ze světa přes internet.
Majetek	Evidence drobného a dlouhodobého majetku a leasingu.
Personalistika a mzdy Standard	Personalistika a mzdy zaměstnanců.
REST API (jen čtení)	Snadné a pokročilé rozhraní pro napojení systémů třetích stran na WinStrom (jen pro čtení).
Mobilní přístup	Možnost přístupu k ekonomickému systému pomocí mobilních telefonů a webového prohlížeče.
Více legislativ	Možnost vést firmy zohledňující legislativy více zemí.
Zakázky a střediska	Možnost evidence dle zakázek a středisek a možnosti následné analýzy.
Výrobní čísla	Podpora evidence výrobních čísel na skladě.
Stromová struktura ceníku	Možnost kategorizovat a strukturovat ceník.
Zamykání dokladů	Možnost zamykat a schvalovat doklady a období.
Sklad (metoda FIFO)	Evidence skladů a zboží na skladě (A+B) s podporou FIFO skladových cen (první tam, první ven).
Rezervace	Možnost rezervace zboží na skladě. Vydáte vždy správné množství.
Šarže a expirace	Snadné vydávání zboží s ohledem na šarže či expirace (trvanlivost).
Rozšířený ceník	Rozšířený ceník s možností tvorby cenových hladin, slev, akcí a poplatků.
Nabídky, poptávky, objednávky	Pokročilý modul evidence poptávek, nabídek a objednávek a jejich provázání se systémem.
Analýza prodeje a nákupu	Manažerská analýza prodeje (odběratelé/zboží) a nákupu (dodavatelé).
Sady a komplety	Sady a komplety, které umožní snadno prodávat sady zboží.
Pokročilá přístupová práva	Široké možnosti omezení přístupových práv k datům a částem programu.
Internetové obchody Lze dokoupit	Podpora napojení na internetové obchody.

Podvojné účetnictví a daňová evidence

FlexiBee umožňuje vést v České Republice podvojné účetnictví pro podnikatele, daňovou evidenci pro drobné podnikatele a také účetnictví příspěvkových organizací. Ve Slovenské Republice je možné vést podvojné účetnictví pro podnikatele.

Obecné vlastnosti

FlexiBee přichází s řadou unikátních vlastností, které nejsou u produktů této třídy běžné. Řada zákazníků například oceňuje možnost vzdáleného přístupu skrze Internet, která jim dává možnost snadného přístupu do účetnictví ze vzdálených pracovišť. To vše bez nutnosti složité synchronizace účetnictví mezi jednotlivými pobočkami. Stejným způsobem lze také snadno nahlížet do účetnictví, které vám vede účetní firma.

Systém je lokalizován do více jazyků a je tak možné jej provozovat v českém, anglickém i jiném jazykovém nastavení. Do účetnictví tak může snadno přistupovat i zahraniční majitel firmy, s kterým bude program komunikovat v jeho mateřském jazyce včetně tiskových výstupů. Program též umožňuje účtovat v rámci jiné evropské legislativy. Je také možné vše vést ve více jazycích (mít tak český a anglický ceník).

Ovládání

Při vývoji je kladen maximální důraz na jednoduchý a intuitivní přístup k všem funkcím a vlastnostem. Vnitřní struktura systému a jeho provázanost umožňuje snadno vidět všechny provázané nebo související doklady a číselníky. Pro každou skupinu dokladů se stejnou nebo podobnou skupinou vlastností lze vytvořit šablonu. V ní lze nastavit společné parametry, které lze převzít při vytváření dokladu.

Naší snahou bylo, aby se vám s programem pracovalo co možná nejjednodušeji a do jeho ovládání co možná nejsnáze pronikli. Pokud se tedy například podíváte na okno s vydanou fakturou a bankou, zjistíte, že si jsou podobné.

Více v nápovědě: ovládání programu...

Snadná filtrace, řazení a vyhledávání

Program poskytuje několik mocných nástrojů, díky kterým naleznete to, co hledáte. Postavte se do libovolného sloupce v tabulce a prostým psaním začnete vyhledávat hodnoty ve vybraném sloupci. Pokud dáváte přednost klasickému dialogu pro vyhledávání, klepněte na ikonku lupy a zadejte výraz, který hledáte, spolu s doplňujícími podmínkami.

Tabulky lze snadno seřadit podle konkrétního sloupce jednoduchým klepnutím na jeho hlavičku. Při stisknuté klávese CTRL vám program dává možnost řazení podle více sloupců.

Pokud chcete zobrazit jen konkrétní položky tabulky, máte k dispozici pokročilý nástroj na filtrování. Ten vám umožňuje definovat pravidla, podle kterých se zobrazí jen ty položky, které chcete vidět. Řada tabulek navíc obsahuje předdefinované rychlé filtry, které pokrývají nejčastější způsoby filtrace nad danými tabulkami.

Střediska, zakázky, štítky, ...

Rychlý přístup k datům je důležitý a tak můžete data řadit a třídit dle všech údajů, které evidujeme.

Program umožňuje evidovat všechny záznamy dle střediska, zakázky (ty je možné i automaticky zakládat) a uživatelsky definované štítky (např. DŮLEŽITÉ, VIP, ...). Abyste nemuseli vše definovat pokaždé ručně, je možné si předvyplnit do tzv. typů dokladů (šablony dokladu).

• Střediska
• Zakázky
• Štítky

Adresář

V rámci modulu Adresář můžete evidovat všechny potřebné informace o odběratelích, dodavatelích a potencionálních partnerech firmy. Můžete též vybírat firmy v rámci zadaných podmínek a tisknout pro ně různé přehledy. Adresář se skládá z několika seznamů, které dohromady tvoří komplexní informace o firmě. Skupiny firem umožňují členit firmy do skupin dle podobného či stejného zaměření nebo významu a usnadňují tak vytváření účetních dokladů. Každé skupině lze zadat jejich účtování a při tvorbě pohledávek nebo závazků jsou automaticky přenášeny účty pro odběratele nebo dodavatele.

Na každou firmou jsou navázány kontakty, události vyplývající z komunikace a z úkolů vznikajících při řešení obchodních nebo jiných vazeb či místa určení, na kterou má být dopravováno zboží. U obchodních řetězců jsou to prodejny, u výrobních firem to mohou být provozovny. K jednotlivým adresám lze přiřadit libovolný počet štítků, pomocí níž lze k firmě přiřadit různé vlastnosti. Pomocí nich lze filtrovat a vyhledávat firmy dle libovolných kritérií.

Více v nápovědě: obchodní partneři...

Zboží

Modul zahrnuje práci s ceníkem, umístěním zboží nebo materiálu na skladech či vedení skladového hospodářství metodou průměrných cen nebo FIFO. Karty ve skladech je možné lokalizovat do místností, regálů a polic. Modul Zboží je propojen s moduly Nákup a Prodej. Při tvorbě vydané faktury tak lze například přímo vytvářet výdejky na sklad. Skladové karty jsou definovány jako roční, což znamená, že každý rok má definovaný počáteční stav a tím je pro firmu snazší jejich správa. Při práci se zbožím můžete také využít podpory čteček čárového kódu.

V rámci modulu lze též vytvářet skupiny zboží a materiálů, které si s sebou nesou i vlastní nastavení zaúčtování. Díky tomu se nemusíte při tvorbě faktury nebo výdejky starat o to, jak se má položka dokladu zaúčtovat. Zboží se u skladu přijímá či vydává pomocí příjemek, resp. výdejek, které se vytvářejí ručně či automaticky při fakturaci.

Můžete také využít rozšířeného ceníku, který umožní tvorbu cenových úrovní pro své partnery (např. zlatý partner) či dočasně omezené akce na zboží.

Díky přehledu Skladové pohyby máte přehled o všech skladových pohybech. Pomocí standardní filtrace máte možnost vytvářet přehledy skladových položek nebo vyhledávat skupiny pohybů podle zadaných kritérií nezávisle na skladových kartách nebo dokladech.

Více v nápovědě: zboží...

Rezervace

Skladová evidence umožňuje ve spolupráci s objednávkami a fakturami rezervovat zboží na skladě. Díky tomuto systému zajistíte, že po objednání zboží a jeho doručení, budou vyřízeni nejdříve rezervované zakázky.

Šarže a expirace

Pokud vydáváte zboží s omezenou trvanlivostí (expirací), můžete u každé příjemky na sklad uvést šaržy a expiraci. Při vydávání zboží ze skladu tak můžete zohledňovat expiraci (trvanlivost) nebo číslo šarže.

Výrobní čísla

Pokud prodáváte zboží s výrobními nebo sériovými čísly, můžete je ve WinStromu snadno evidovat. Při naskladnění zadáte jejich přehled a při vyskladnění jedno z nich vyberete.

Nákup / Prodej

Modul Prodej kompletně obslouží prodej ve firmě. Při tvorbě vydaných faktur lze automaticky vytvářet výdejky ze skladu. Cesta od zálohové faktury přes zálohový daňový doklad po výslednou fakturu je zde velmi snadná a přehledná. Účetní vazby mezi jednotlivými fakturami a uhrazujícími doklady nedovolují tyto operace špatně zaúčtovat. Při prodeji můžete také využít podpory čteček čárového kódu.

Typy faktur (jinak též šablony) umožňují nastavit základní parametry dokladu jakou jsou zaúčtování, způsob platby, dokladové řady atd. Výběrem Typu faktury se na dokladu předvyplní jeho hodnotami doklad. Samotné faktury jsou automaticky číslovány dle vámi zadaného formátu, fakturace skladových položek automaticky vytváří výdejky a pokud to budete potřebovat, můžete jedním stisknutím tlačítka vytvořit pokladní doklad.

Souhrnný přehled všech fakturačních položek umožňuje získat informace napříč spektrem odběratelů. Pomocí standardní filtrace lze vytvářet přehledy fakturačních položek nezávisle na datu vzniku dokladu. Příkladem může být přehled položek pro jednoho odběratele za určité období seřazené podle kódu zboží a data vystavení.

Příkaz k úhradě umožňuje definovat příkazy k úhradě ze seznamu faktur s možností jeho doplnění. Program podporuje export příkazu do elektronických formátů většiny bankovních ústavů. Při tvorbě přijaté faktury můžete předem nastavit, z jakého vašeho účtu chcete fakturu hradit a tím si usnadníte práci. V nastavení programu zadáte, zda je nutný podpis faktury před vytvořením příkazu k úhradě. Pověřená osoba faktury podepíše a tím jsou připraveny pro tvorbu příkazu. Pokud je faktura nepodepsaná, není možné ji proplatit.

Ke každému dokladu je možné také přikládat přílohy a k těm pak přistupovat z celého světa.

Více v nápovědě: prodej..., nákup...

Elektronická fakturace

WinStrom podporuje širokou škálu způsobů pro elektronickou fakturaci. Můžete zákazníkům zasílat PDF soubory s fakturou či objednávkou. Můžete také využít elektronickou fakturaci ISDOC, která je podporovaná napříč ekonomickými systémy. Všechny dokumenty můžete samozřejmě přímo ve WinStromu podepsat elektronickým podpisem.

Peníze

V rámci modulu Peníze je jednoduché propojování dokladů banky nebo pokladny. Jednoduše postačí napsat variabilní symbol, klepnout na tlačítko pro propárování a vše ostatní se provede automaticky. Pomocí tlačítka Vazby pak můžete snadno prohlížet spárované doklady. Účetní vazby dovolí měnit zaúčtování faktur nebo uhrazujících dokladů a odpovídající účty jsou promítnuty na svá místa. Díky uvedené vlastnosti není možné rozbít účetní saldo. Odpadne vám tak mnoho hodin dohledávání, kde se stala účetní chyba, a proč nesouhlasí sestava.

Modul umožňuje přímo z pokladny vytvářet karty majetku. Bankovní výpisy pak můžete vytvářet ručně nebo je importovat z elektronického bankovnictví. FlexiBee podporuje přenosy dat s většinou bankovních ústavů působících na území České republiky.

Více v nápovědě: peníze...

Homebanking

Funkce Homebanking v programu podporuje nejpoužívanější formáty dat bankovních domů. Pomocí bankovních výpisů v elektronickém formátu máte možnost importovat do FlexiBee informace o proběhlých bankovních transakcích. Z programu lze též vytvářet příkazy k úhradě, které lze později v elektronické podobě nahrát vaší bance a provést tak hromadnou úhradu. Program podporuje nejčastěji používané formáty výměny dat jako jsou ABO, CityBank, CityBank-Direct či MultiCash (seznam podporovaných bank).

Více v nápovědě: bankovní účty...

Obchod

Slouží k vystavování, přijímání a evidenci odběratelských a dodavatelských objednávek. Modul je úzce provázán s modulem adresář, vydané faktury a sklad. Umožňuje rezervovat odběratelům zboží na skladě, vystavovat cenové nabídky apod.

Nabídky vydané

Nabídky vydané můžete vytvářet ve variantách. Pošlete svému odběrateli nebo potenciálnímu odběrateli nabídku. Po diskusi s ním dojde ke změně nabídky. Vytvoříte automaticky variantu nabídky a provedete změny. Na nabídku můžete navázat libovolné doklady uložené ve vaší počítačové síti. Po dohodě s odběratelem vytvoříte objednávku přijatou.

Objednávky přijaté

Při tvorbě objednávky je využita automatizovaná cenotvorba (definovaná v modulu ceník). Pro položku objednávky můžete vytvořit rezervaci na skladě, které je vázaná pouze pro uvedeného odběratele a uvolní se pouze po realizaci objednávky. Při realizace objednávky je brán zřetel na aktuální stav skladu. Můžete vypočítat tzv. realizovatelnost objednávek. Jedna objednávka může být realizována (vyskladnění a fakturace) na několikrát podle přání obsluhy.

Objednávky vydané

Objednávky vydané mohou vznikat 4 způsoby: ruční tvorba, generace několika objednávek vydaných z jedné objednávky přijaté, vytvoření obsahu objednávky čtením skupiny nehotových objednávek přijatých. Posledním způsobem je automatická generace obsahu jedné objednávky podle podlimitních stavů skladu zboží daného dodavatele.

Myslíme, že propracovaný obchodní modul může velkoobchodní firmě ušetřit spoustu rutinní práce a o to více máte času se věnovat získávání dalších odběratelů.

Majetek

Modul Majetek slouží k evidenci drobného, investičního a leasingového majetku. V rámci modulu je k dispozici velké množství sestav a evidenčních seznamů. Modul umožňuje evidenci majetku (daňové odpisy, účetní odpisy, události a evidenci zápůjček). Dobu účetních odpisů lze během života majetku modifikovat. U evidence leasingů program automaticky vytváří závazky v účetním modulu. Program též umožňuje definovat vlastní nestandardní odpisové skupiny, které lze využít v nestandardních situacích. Pro opakovaně zadávané majetky a leasingy lze vytvořit typy majetků/leasingů a nastavit jejich odepisování. Evidovaný majetek lze též přehledně lokalizovat pro jeho inventuru.

Více v nápovědě: majetek...

Účetnictví

Modul umožňuje správu interních dokladů, pohledávek, závazků či účtových rozvrhů. V rámci modulu též můžete provádět uzávěrku účetního období včetně souvisejících tiskových výstupů jako jsou účetní deník, pohyby na účtech či stavy účtů. Zahrnut je též generátor sestav, který umožňuje vytvářet libovolnou uživatelskou sestavu. Ty základní jsou již předdefinovány.

Více v nápovědě: účetnictví...

Tiskové výstupy a export

FlexiBee obsahuje velké množství tiskových reportů. Pomocí nich lze tisknout standardní účetní výstupy jako jsou účetní deník, pohyby na účtech, saldo či hlavní kniha. Program též umožňuje tisk seznamů evidovaných dat (i konkrétních záznamů). U nastavení tisku je možné zobrazení náhledu či volba jazyka, v jakém má být tiskový výstup. Je tak možné mít aplikaci s českým jazykovým rozhraním a vytvářet tiskové výstupy v anglickém jazyce (viz více jazyků). Podívejte se také na ukázku faktury v PDF. Všechny generované reporty je možné i snadno odeslat e-mailem či opatřit elektronickým podpisem.

Pro elektronickou komunikaci je možné tisknout výstupy do standardizovaného formátu PDF či e-faktury ISDOC a ty pak posílat vašim obchodním partnerům. Pakliže chcete dát vašim partnerům možnost další úpravy dat, máte možnost provést jejich export do formátu Microsoft Excel nebo XML. Z těchto formátů je možné i data importovat.

Zabezpečení dat

Přístup k programu je realizován formou uživatelských účtů. Nemůže tak dojít k situaci, kdy neoprávněná osoba zcizí důvěrná data firmy. Každému uživatelskému účtu lze přiřadit konkrétní roli, která určuje, co smí v účetnictví provádět a co naopak nesmí. Lze také snadno zajistit, aby konkrétní osoba směla přistupovat do účetnictví v režimu prohlížení bez možnosti cokoliv změnit.

Přístupová práva

Přístupová práva umožňují omezovat přístup k datům jak dle modulů (sklady, účetnictví, ...) tak i dle dat (dle střediska, typu dokladu, autora záznamu, ...).

Podpora

Uživatel ekonomického systému FlexiBee má nárok na kompletní zákaznickou podporu. V rámci služby Záruka si můžete váš program během roku aktualizovat na novější verze a všechny legislativní a funkční změny systému se tak k vám dostanou ihned po jejich zanesení do programu. V rámci služby máte též nárok na technickou podporu. První rok můžete využívat podporu zdarma a po zakoupení systému po 1. září máte nárok na bezplatnou podporu i následující rok. V rámci programu je též k dispozici nápověda, která uživateli pomůže zodpovědět ty nejčastější dotazy, které jsou s užíváním účetního software spojené.