Přechod z WinStrom 7 na ABRA FlexiBee

Pro snadný přechod uživatelů WinStromu 7 na FlexiBee jsme pro vás připravili nástroj, který vám umožní převést existující data z WinStromu 7 do FlexiBee. Tento nástroj je součástí nových verzí WinStrom 7. Vzhledem k tomu, že migrační nástroj je neustále zdokonalován, je nutné prtovádět migraci s pomocí poslední verze WinStromu 7. V současné době je to verze 7.81 a je dostupná v sekci Stažení.

Základních informace o migraci dat

Nástroj pro migraci dat z WinStrřomu 7 do ABRA FlexiBee naleznete ve WinStromu 7 v modulu Servis, ve funkci Export dat do FlexiBee. Migrace dat pracuje tak, že WinStrom 7 provede export dat vybrané firmy do souboru ve formátu XML. V tomto souboru jsou uložena data v takové struktuře, kterou umí program ABRA FlexiBee importovat. Migrovat můžete kompletní data celé firmy.  Druhou možností je migrace dat po částech.

Migrace – Kompletní data.

Chcete-li migrovat celou firmu najednou, zvolíte způsob převodu Kompletní data. Při této volbě dojde k vytvoření XML souboru. Po jeho dokončení WinStrom 7 automaticky spustí ABRA FlexiBee. Vy se přihlásíte a poté pokračuje migrace importem dat. O průběhu migrace jste informováni pomocí Indikátoru průběhu migrace.

Rok počátku převodu dat – zde zadáte jak hlubokou historii chcete z Winstromu do FlexiBee přenášet. Zvolíte-li např. rok 2010, nejstarší doklady budou z roku 2010. Netýká se to neuhrazených pohledávek a závazků. Těch se týká druhý údaj.

Nejstarší neuhrazené pohledávky a závazky – jak název říká, zvolíte rok, od kterého budou exportovány neuhrazené doklady. Tento rok by měl shodný s nejstarší neuhrazenou fakturou.

Další parametry migrace zpřesňují migraci obchodních dokladů a ceníku.

Migrace – Individuální výběr ze seznamu modulů

Druhou možností převodu dat do ABRA FlexiBee je Individuální výběr ze seznamu modulů.  Tento způsob migrace slouží k přenosu dat podle výběru uživatele. Primárně slouží k přenosu všech základních číselníků. Zvolíte-li přenos Základní číselníky + Adresy + ceník, přenesete do FlexiBee  nastavení. Další volby Počáteční stavy +  inicializace stavu skladu nastaví počátky v přenášeném roce.

Co migrují jednotlivé moduly ?

Základní číselníky

Přenášejí se: Výběrové klíče, dokladové řady, seznamy – sklady + banky + pokladny, střediska, účetní rozvrh, zakázky, typy dokladů, skupiny firem, skupiny zboží, typy majetků, odpisové sazby, umístění majetku, umístění skladu

Počáteční stavy

Počáteční stavy účtů, účetní saldo

Adresy

Adresy, bankovní spojení, kontakty, události, místa určení

Ceník a sklad

Ceník, měrné jednotky, speciální ceník, skladové karty

Interní doklady

Interní doklady, stavy účtů

Přijaté faktury

Přijaté faktury včetně rozúčtování, DPH bankovních pohybů

Vydané faktury

Vydané faktury včetně položek

Pokladna

Pokladní doklady včetně rozúčtování

Banka

Bankovní výpsi včetně položek

Majetek

Dlouhodobý majetek, drobný majetek, operativní evidence

Objednávky

Objednávky přijaté, vydané, nabídky

Inicializace stavu skladu

Počáteční stav skladu v aktuálním období

Skladové pohyby

Skladové doklady včetně položek v aktuálním období (v roce migrace)

Postup migrace

Délka migrace může trvat několik minut až hodin u velkých instalací. S migrací Vám samozřejmě rádi pomůžeme.

  1. Nainstalujte nejnovější verzi systému WinStrom 7.
  2. Spusťte WinStrom 7 a zde zvolte modul Servis a funkci Export dat do FlexiBee.
  3. Vyberte formu migrace popsané v předchozím odstavci
  4. Vyčkejte dokončení exportu dat z WinStromu 7
  5. Po výběru migrace Kompletní data můžete pokračovat v převodu dat. Podmínkou je instalace klienta ABRA FlexiBee na vašem počítači. V případě pokračování budete vyzvání k přihlášení do FlexiBee a po přihlášwní bude založena nová firma a do ní bude pokračovat import dat.
  6. Po výběru Individuální výběr ze seznamu modulů je migrace po exportu dat z WinStromu 7 ukončena. Dalším krokem je spuštění FlexiBee a pomocí volby Nástroje-Import-Import XML jsou data importována od FlexiBee.

Poznámky:

  • Převodem dat z WinStromu 7 do FlexiBee nezpůsobíte jejich smazání ve WinStromu. S daty ve WinStromu 7 budete moci i nadále pracovat.
  • Při výběru Individuální výběr ze seznamu modulů musíte dodržet při importu do FlexiBee pořadí v jakém je v nabídce pro výběr modulů. Není možné pořadí měnit. Důvodem je například nutnost nejprve importovat adresář a potom teprve vydané faktury. Ceník je také nutné importovat před vydanými fakturami. Úhrady bankou musí být až po importu faktur a tak podobně.

 Možné scénáře migrace

Je nutné vycházet z několika faktů

  • Všechna data po migraci zůstávají ve WinStromu 7.
  • Kontroly ze státních institucí vztahující  se k údajům, které předcházejí roku migrace je nutné provádět nad daty ve WinStromu. Nemůžeme garantovat 100% minulost. Pouze přítomnost a budoucnost.
  • Skladové doklady a pohyby  na skladu jsou přenášeny pouze v roce migrace.
  • U mezd se nepřenáší žádná minulost. Pouze osoby, pracovní poměry, pracovně právní průměry, srážky a další informace personálního charakteru

Klasickým problémem migrace je, že účetní rok se uzavírá až několik měsíců po jeho skončení.

Když chcete od nového roku již pracovat ve FlexiBee, musíte mít převedená data. Zároveň ale potřebujete dokončit účetní rok ještě ve WinStromu. Co s tím ?

Migruji 1.ledna a ve starém roce doplňuji málo dat

Tato situace je nejjednodušší.  Provedete převod účetnictví do nového období. V tomto novém období provedete migraci dat do FlexiBee. Hloubka migrace by měla vycházet z potřeby, jak hluboko se do minulosti v běžné práci vracíte. Může se jednat o historii prodejních cen,  jaké faktury byl komu vystavené, prodejní analýzi do minulosti atd. Poté budete souběžně doplňovat doklady do WinStromu i do FlexiBee.

Migruji 1.ledna a ve starém roce doplňuji mnoho dat

Zde je velmi pracné doplňovat a synchronizovat a ve starém roce ve dvou systémech. Nabízí se varianta migrovat v první fázi jenom číselníky a začít vystavovat nová doklady ve FlexiBee. Starý rok si v klidu dokončíte ve WinStromu a nové doklady vznikají ve FlexiBee. Když starý rok definitivně, provedete export dat pomocí  Individuální výběr ze seznamu modulů a tím se vám do FlexiBee dostane minulost. Před tímto krokem je bezpodmínečně nutné stav dat ve FlexiBee archivovat, aby v případě problémů bylo možné  migraci opakovat.

Migruji uprostřed roku

Je možné migrovat uprostřed roku. Není ale vhodné migrovat uprostřed měsíce, jste-li měsíční plátci DPH nebo uprostřed čtvrtletí jste-li čtvrtletní plátci. Před tímto krokem je nutné udělat  cvičnou migraci a ověřit, že je vše v pořádku. Když tomu tak je, doporučujeme v pátek po skončení práce zahájit migraci. U velkého objemu dat může migrace trvat  přes  10 hodin.

Nechci přejít z WinStromu 1:1 do FlexiBee.

Často se stává, že jsou data ve WinStromu „zahlušena“  zbytečnostmi.  Ve firmě prošlo za 20 let  několik účetních a každá/ý z nich do dat přinesl svůj systém účtování,  tvorbu typů dokladů, předkontací atd.

Při přechodu do nového systému nastal čas rozetnout gordický uzel vneseného chaosu za 20 let. Když se toto stane, vřele doporučuji dobré seznámení s vlastnostmi FlexiBee. Tady je na místě projít školeními a poté konzultacemi. Tím je možné nově natavit parametry systému a pracovat dále mnohem efektivněji.  V tomto případě dojde k přenosu pouze adresáře a ceníku. Po novém nastavení parametrů ve FlexiBee  je možné historii dohrát v nezaúčtované podobě ale to je potřeba řešit individuálně.